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Ofrecemos una solución de almacenamiento e indexamiento de documentos digitalizados, a través de un Sistema de Administración de Archivos y de Gestión Documental, homologado y armonizado a los lineamientos establecidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, para la Organización y Conservación de los Archivos. Con nuestras aplicaciones “DocuLogísitica” tenemos como compromiso participar en el mercado de servicios de digitalización de documentos, procesamiento de imágenes y de contratación externa o outsourcing, con una oferta de servicios y productos de “imaging” que se adapte a las diferentes necesidades.
La creciente necesidad de información ha provocado distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica. La digitalización es hoy una herramienta indispensable para respaldar toda la documentación importante generada durante la gestión administrativa de un periodo de gobierno, ya sea municipal, estatal o federal. La conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner proporciona a los funcionarios públicos un soporte documental de cada documento generado y autorizado por él y por sus direcciones subordinadas, las cuales pueden almacenarse en discos externos y consultarla desde una computadora portátil sin requerir de servidores e instalaciones complejas para manipular los archivos.
Sabemos de la importancia de la digitalización para la administración pública, es por ello satisfacer las políticas públicas en materia de acceso a la información y transparencia como una iniciativa de nuestros clientes. Dichas políticas deben caracterizarse por permitir el acceso cada vez más amplio y expedito a la información pública, transparentar las actividades gubernamentales y poner a disposición de la ciudadanía archivos organizados, no sólo para incrementar su confianza en la administración sino además con la finalidad de ampliar sus posibilidades de acceso a todos los campos del conocimiento, habida cuenta de que el contenido archivístico electrónico que ofrecemos, debe ser el acervo digital de la gestión administrativa, por lo que requiere el apoyo y homologación de las prácticas archivísticas, así como la implementación de un sistema de gestión documental que posibilite esta funciones, tomando en cuenta la expedición del Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero de 2014, que, entre otras modificaciones, reformó el artículo 6º y adicionó la fracción XXIX-T al artículo 73, para crear un mecanismo eficiente de acceso a la información y a los documentos contenidos en archivos y para facultar al Congreso de la Unión a expedir “la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos de la federación, de las entidades federativas, de los municipios y de las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México y determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos”.
Esta reforma constitucional aludida identifica como sujetos obligados a cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, municipios, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como a cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal, sujetos para los cuales se establecieron dos principales deberes con relación a la materia archivística:
Documentar, consistente en que los sujetos obligados acrediten en documentos todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. Por su parte la legislación respectiva prevé determinar los supuestos específicos bajo los cuales procede la declaración de inexistencia de la información (artículo 6o, fracción I de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos).
Preservar, consistente en mantener los documentos en archivos administrativos actualizados, con las características de completitud, exactitud y transparencia, en términos del artículo 6o., apartado A, fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. La ley establecerá las condiciones y características para la organización, administración, modernización y preservación de los archivos, como un elemento de garantía del derecho de acceso a la información pública.
Un punto importante de nuestra consultoría hacia nuestros clientes es la normatividad emitida el día 4 de mayo de 2016 donde el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, aprobó los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. Esta reglamentación emite los criterios y demás instrumentos normativos necesarios para cumplir con los objetivos del Sistema Nacional, la Plataforma Nacional y la Ley; así como la de emitir acuerdos para dar cumplimiento a las funciones del Sistema Nacional establecidas en la ley general antes citada. Como objetivo, se plantea establecer las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, así como para la custodia y conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localización eficiente de la información generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de información, ágiles y eficientes.
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